Az Excel táblázat használata egyre elterjedtebb, így egyre fontosabb, hogy a napi munkát megkönnyítő funkciókat minden felhasználó ismerje.
Aki már rutinosan használja ezeket, talán el sem tudja képzelni, hogy léteznek olyanok, akik még nem tudják.
Szakszerű útmutató nélkül azonban sokaknak gondot okoz az elején az Excel táblázat használata. (Tanárként sok “furcsaságot” látok, és még több “rémtörténetet” hallok..)
De sokszor még a rutinos felhasználók megoldásait is van hová egyszerűsíteni.
Ebben a cikkben összeszedtem a 3 legalapabb, “mindenkinek-tudnia-kell” funkciókat: Excel képletek és számítások, Adatok sorba rendezése és Feltételes formázás
Bátran küldd tovább, ha van olyan ismerősöd, akinek hasznos lehet.
Excel képletek, matematikai számítások
Az Excel úgy működik mint egy számológép!
(Mégis vannak, akik inkább külön számolnak, és csak a végeredményt írják be a megfelelő Excel cellába.)
Gyorsan és pontosan tud számolni, sőt, még a műveletek sorrendjét is ismeri!
Ha számolnál vele, egyszerűen kezdd = vagy + jellel és írd be ugyanúgy a számítást, mint egy számológépe. (Ezt hívjuk képletnek.)
Mondjuk hány négyzetméter laminált padló kell a 2 szobába: =3,5*4,2+3,8*3,6 Az Enter után már meg is jelenik a végeredmény: 28,38
Egy fokkal praktikusabb, ha inkább a “cellákkal számolsz” (ezt hívják az Excelben hivatkozásnak).
Ha a például a készletedet követed nyomon, ahol B2 a nyitó érték, C2 a beszerzés és D2 az eladás, akkor ezt érdemes beírnod: =B2+C2-D2
A hivatkozás 2 legnagyobb előnye, hogy
- átírva a cellákban a számokat, mindig naprakész eredményt mutat a képlet,
- illetve lemásolva egy másik sorba ott is megismétli a számolást.
Az Excelben vannak előre gyártott függvények, egy-egy konkrét számításra.
A legismertebb a SZUM (angolul SUM), amely a kijelölt számokat egyesével összeadja.
Vagy hasonló függvény az ÁTLAG (angolul AVERAGE), amely a kijelölt számok matematikai átlagát adja eredményül: azaz összeadás után elosztja a darabszámmal.
Például nem kell beírnod: =F2+F3+F4+F5+F6+F7+F8+F9+F10 Hanem helyette gyorsabb függvénnyel: =SZUM(F2:F10)
Begépelés helyett használhatod a menü jobb szélén található AutoSzum gombot, amely ösztönösen ki is jelöli a képlet fölött található számokat.
Ha szeretnél többet tudni, olvasd el ezeket a cikkeket is: Hogyan írj képleteket az Excelben? Gyorsabb képletezés: itt is használj billentyűzetet! Mi a műveletek sorrendje, és mikor kell zárójel? Mit viszonyítsak mihez, azaz a százalékszámítás buktatói Alap szintű Excel feladat megoldása lépésről-lépésre
Adatok sorba rendezése
Minél több adatod van, annál valószínűbb, hogy más-más sorrendben szeretnéd időnként listázni őket. Mondjuk van egy vevőlistád: egyszer időrendben szeretnéd látni a vevőket, máskor a fizetett összeg szerint csökkenő sorrendben (kik a legnagyobb vevők), megint máskor meg névsorban.
Szerencsére nem kell minden alkalommal kézzel átrendezned vagy újra írnod az adatokat (igen, van, aki nekiáll ennek), hanem használhatod az Excel beépített funkcióját.
A sorba rendezéskor is okos az Excel, és a teljes táblázatot fogja “mozgatni” – rekordonként, azaz soronként.
Így elég abban az oszlopban egy adatot kijelölni, amely szerint rendezni akarsz. (Ezt az Excel úgy értelmezi, mintha kijelölted volna a táblázatodat.)
A menü jobb szélén az (AutoSzum mellett) keresd a Rendezés és szűrés gombot, és itt válaszd az A-Z (Növekvő) vagy Z-A (Csökkenő) parancsot.
Akár több ezer adatot is egy szempillantás alatt átrendez az Excel.
Tipp: ha szükséged van az “eredeti” sorrendre is, akkor legyen egy sorszám oszlopod is, amely szerint bármikor visszarendezheted az adatokat.
Ha szeretnél többet tudni, olvasd el ezeket a cikkeket is: Hogyan kell az adatokat sorba rendezni? Lehet-e egyszerre több szempont szerint rendezni az adatokat? Hogyan tudsz napok szerint rendezni? Hogyan használd a szűrést az információ kinyerésére?
Feltételes formázás
A feltételes formázás egy szuper funkció, hogy “életre keltsd” az adataidat. Ráadásul egyszerű is, így akár önállóan is felfedezheted!
Automatikusan be tudod vele színeztetni a kiugró, vagy számodra fontos értékeket, így “ránézésre” meg fogod találni őket. (Vagyis nem kell mindig keresgélni és külön szinezgetni a cellákat.)
Egy dologra figyelj: először jelöld ki a cellákat, amiket színezni szeretnél!
Bátran nézd végig a lehetőségeket!
- A Cellakijelölési szabályok és a Legfelső/legalsó értékek kategóriák hasonló opciókat kínálnak, mint a szűrés: csak itt elrejtés-listázás helyett színekkel emelheted ki az értékeket.
- Az Adatsávok, Színskálák, Ikonkészletek az összes adatot megjelölik, és azon belül alkalmaznak egyfajta “skálázást”, így itt is egyből megkülönböztethetőek az alacsony és magas értékek.
Ha szükséges, a szabályokat utólag is módosíthatod, és az egyéni ízlésedre formálhatod a színeket és feltételeket is.
Ha szeretnél többet tudni, olvasd el ezeket a cikkeket is: Feltételes formázás – szövegek alapján Így találhatod meg hamar az ismétlődő értékeket
Excel táblázat használata rutinosabban
Itt is igaz, hogy a gyakorlat teszi a mestert. Tehát nem elég olvasgatni az Excelről, hanem át kell ültetni a gyakorlatba.
Folyamatosan fejleszd magad, és ha rájössz, hogy esetleg eddig valamit nem jól csináltál, akkor figyelj oda és javítsd ki magad.
Ha szeretnél konkrét gyakorló feladatokat, és személyre szabott tippeket kapni, akkor gyere el (vagy küldd el a munkatársaidat) egy egyéni Excel tanfolyamra!
The post 3 Excel funkció, amit mindenkinek ismernie kellene appeared first on Azonnal használható Excel tippek.